Privacy Verklaring
Versie: 20-05-2018
1.1
De Wildbeheereenheid "SCHOUWEN”
en gegevensbescherming
De Wildbeheereenheid "SCHOUWEN”
(WBE) is er voor jachthouders met een jachtakte en anderen – i.c. leden,
deelnemers, donateurs - en contacten (hierna te noemen relaties), ter
uitvoering van het door de faunabeheereenheid vastgestelde faunabeheerplan en
om te bevorderen dat een duurzaam beheer van populaties van in het wild levende
dieren, bestrijding van schadeveroorzakende dieren en jacht wordt uitgevoerd in
samenwerking met en ten dienste van grondgebruikers en/of terreinbeheerders.
Aansluitend op haar statutaire doelstellingen verwerkt de WBE bepaalde gegevens van betrokkenen. Dit primair
ten behoeve van het consolideren van eisen aan en de voordelen van het
lidmaatschap. Verder behartigt en bevordert zij de belangen van de jacht en de
relaties in de breedste zin van het woord. Ze verzorgt de informatievoorziening
van(uit) en naar de WBE (relaties), en gaat verdere overeenkomsten aan om aan het
gezamenlijk namens onze relaties gevoerde beleid vorm te geven.
Met deze privacyverklaring wordt
beoogd transparant weer te geven op welke manier de WBE omgaat met
persoonsgegevens van haar leden, deelnemers, donateurs, (begunstigden), contacten
i.c. relaties en (overige) bezoekers en gebruikers van haar website en diensten.
De WBE heeft een reeks technische
en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw
persoonsgegevens altijd veilig kunnen worden verwerkt, en bovendien alleen voor
die doeleinden die legitiem door haar worden nagestreefd. Wanneer
persoonsgegevens niet langer nodig zijn of bewaard dienen te worden in het
kader van wettelijke verplichtingen worden ze verwijderd. Basisgegevens worden
in ieder geval bewaard zo lang u lid, deelnemer donateur en/of contact bent.
Door middel van deze verklaring en het daaraan gekoppelde onderliggende (interne) privacy beleid en bijbehorende maatregelen onderstreept de WBE de waarde die zij hecht aan een goede borging van persoonsgegevens die in het kader van haar functioneren worden verstrekt en uitgewisseld. Zij wil eenieder informeren over de manier waarop met persoonsgegevens in de praktijk wordt omgegaan. Tevens geeft zij er hiermee blijk van te handelen conform de eisen die zijn gesteld aan bescherming van (uw) persoonlijke gegevens in algemene zin en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het bijzonder.
1.2
Waarvoor verwerken wij uw
persoonsgegevens?
De WBE gebruikt en bewaart persoonsgegevens ten behoeve van diverse doeleinden die passen binnen haar beleid en waaruit zij mede haar bestaansrecht ontleent. Voor verwerkingen van persoonsgegevens anders dan voor gebruikelijke doeleinden, te weten de overeenkomst en de gerechtvaardigde belangen van de vereniging (inherent aan het lidmaatschap, (tevens deelnemer en donateur, )) zal de toestemming van de betrokkene(n) worden gevraagd.
Indien u geen toestemming wenst
te geven voor een verwerking op basaal niveau kan dit betekenen dat u geen lid/deelnemer/donateur
kunt worden/zijn/ blijven.
Ruwweg kunnen de volgende
categorieën van verwerkingen worden onderscheiden:
A. Het voeren van een
ledenadministratie, financiële administratie en verdere noodzakelijke en
gebruikelijke handelingen in het kader van de lidmaatschapsaangelegenheden:
Denk aan het innen van
lidmaatschapsgelden en het voeren en beheren van (een gedeelte van) het
Faunaregistratie Systeem.
Het voldoen aan wettelijke
verplichtingen die hieruit voortvloeien (zoals het hanteren van een fiscale
bewaartermijn van 7 jaar).
Daarnaast: het verstrekken van
informatie over jacht(activiteiten) conform de wettelijke verplichtingen en de
gerechtvaardigde verwachtingen van de leden/relaties.
De WBE heeft een
signaleringsfunctie in haar rol van (mede-)belangenbehartiger en informeert de
relaties via de website, nieuwsbrieven en afzonderlijke e-mail berichten, met
enige regelmaat over ontwikkelingen en activiteiten in het kader van de
vereniging, de provincie Zeeland en de Faunabeheereenheid Zeeland.
B. Afnemen en voorbereiden van
producten of diensten – via het secretariaat -, dan wel specifieke aanvragen
via de website, per e-mail, brief of telefoon:
Denk bijvoorbeeld aan aanvragen
om machtigingen in het kader van de (wild-) schade bestrijding, het
beantwoorden van uw vraag over jagen en FRS, of uw verzoek om hulp bij het
werken in het FRS. Maar wij zenden soms ook ongevraagd informatie aan u door.
C. Wanneer u contact heeft met de
WBE, zowel in persoon, telefonisch, per brief als via e-mail:
Uw e-mail kan worden doorgestuurd
naar het behandelend bestuurslid / commissielid ten behoeve van een reactie.
Denk aan:
*het invullen van een aanmeld- of
contactformulier voor b.v. tellingen of activiteiten;
*deelname aan onderzoek of
(communicatie)activiteiten;
*inloggen op uw (FRS) account;
*activiteit op social media
*gebruik van de website(s), of
*het leveren van een bijdrage aan
één of andere (verenigings-)activiteit.
D. Social media, E-mail
campagnes, informatievoorziening en contact:
De WBE gaat in dialoog met partners
en collegae van de sociale media kanalen en volgt de van belang zijnde ontwikkelingen
online. Nuttige en relevante informatie wordt via deze weg aan relaties verspreid.
Vragen kunnen worden gesteld en beantwoord. Voor een zekere en rechtstreekse
beantwoording blijft contact via e-mail of telefoon het meest aangewezen.
Eenieder die een bijdrage post op sociale media is zelf verantwoordelijk voor
de inhoud daarvan. Wij staan een respectvolle omgang met elkaar voor en sporen
onze relaties aan om dit actief uit te dragen.
1.3
Uitoefening van uw rechten inzake
de bescherming van uw persoonsgegevens
Wij kunnen ons voorstellen dat u
op enig moment uw eigen persoonsgegevens wilt:
-inzien (inzagerecht),
-wijzigen (correctierecht:
aanvulling en rectificatie),
-verwijderen (recht op
vergetelheid),
of
-beperken in termen van
verwerking en gebruik (recht op beperking van verwerking),
-bezwaar wilt maken tegen de
verwerking (recht op bezwaar),
-dan wel gegevens wilt meenemen
naar een andere WBE (recht op dataportabiliteit).
Wilt u gebruik maken van een of
meerdere van bovenvermelde rechten dan kunt u dit doen door eenvoudig een
verzoek van die strekking in te dienen bij de secretaris van de WBE via rinus.jeremiasse@icloud.com o.v.v. AVG en kort uw belangrijkste vraag uitgeschreven. Wij
zullen zo spoedig mogelijk aan uw verzoek voldoen, voor zover dit
redelijkerwijs mogelijk is en kan worden verlangd (met het functionele
lidmaatschap als ondergrens). Indien nodig worden dergelijke verzoeken
doorgegeven aan derden die uw gegevens hebben ontvangen.
De WBE kiest in principe zelf de
plaats, het tijdstip en de manier waarop ze uw verzoek verwerkt, uiteraard
telkens zonder in uw rechten te treden.
We stellen het verder op prijs
wanneer u ons van eventuele kwetsbaarheden op de hoogte brengt.
Heeft u toch nog een klacht over
het gebruik van uw persoonsgegevens en kan dit in goed overleg niet worden
opgevangen door het privacy beleid van de WBE ?
Het staat u vrij om hiervan
vervolgens een melding te doen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP).
Op de website van de AP is meer achtergrondinformatie te vinden die tevens is gebruikt bij de totstandkoming van deze verklaring.
1.4
Externe toepassingen en
website(s); beleid ten aanzien van derden
Om uw rechten te waarborgen ziet de WBE bijvoorbeeld via een verwerkersovereenkomst met relevante partijen expliciet toe op naleving van de privacywetgeving door externe partijen die uw persoonsgegevens verwerken voor de onder 1.2 vermelde doelen.
Publicaties
Voor een redactionele bijdrage of
publicatie van uw foto op onze website of onze systemen, vragen wij u expliciet
vooraf om toestemming.
Indien u zelf foto’s plaatst en
informatie verstrekt (bijvoorbeeld via Facebook, twitter of anderszins), wordt
verondersteld dat u akkoord gaat met plaatsing en publieke verspreiding van die
foto’s of tekstberichten.
1.5 Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan door
de WBE worden gewijzigd indien ontwikkelingen in de wetgeving dan wel
omstandigheden binnen of buiten de vereniging dit verlangen. Deze verklaring
kan dus worden aangepast en volgt zo als dynamisch document de ontwikkelingen
in de praktijk en de visie van vereniging en samenleving, steeds met als doel
een zo optimaal mogelijke bescherming van uw persoonsgegevens in balans met het
goede functioneren van de vereniging.
Over ingrijpende wijzigingen
wordt u separaat geïnformeerd.
1.6 Disclaimer
Onze website is net als deze
privacyverklaring met de grootste zorgvuldigheid samengesteld en tot stand
gekomen. We kunnen evenwel niet garanderen dat zij geen verouderde of kennelijk
onjuiste informatie bevat. We waarderen het wanneer u de moeite neemt om ons op
eventuele onvolkomenheden te wijzen zodat wij het nodige kunnen doen om
evidente fouten te corrigeren.
Deze site dient als bron van
(basale) informatie. Er wordt uitdrukkelijk geen verplichting aangegaan jegens
derden. Aan de informatie kunnen voorts geen rechten worden ontleend.
De WBE aanvaardt geen
aansprakelijkheid voor schade van welke aard en in welke vorm dan ook, die
direct of indirect voortvloeit uit informatie zoals vermeld in communicatie
vanuit de website, waaronder begrepen deze privacyverklaring.
Verwijzingen naar (websites van)
externe partijen hebben een informatief karakter. De WBE kan niet
verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud of het functioneren van
websites van derden.
1.7 Contact
Vragen, opmerkingen en verzoeken
ingevolge uw privacybelangen en het beleid van de vereniging hieromtrent kunt u
richten aan de WBE via de secretaris rinus.jeremiasse@icloud.com (graag o.v.v. het onderwerp
privacy).
HET
WBE BESTUUR. n.d.
M.W.
Jeremiasse, secr.